Einzahlungsscheine werden bald vom Markt genommen. Zumindest in der Schweiz. Dort beginnt im Herbst 2022 die Überführung der analogen in die digitale Rechnungsstellung via QR-Rechnung und eBill. Bereits jetzt werden deshalb Kreditoren-, Debitorenbuchhaltung und Zahlungsverkehr landesweit umgestellt. Eine derart einheitliche Lösung ist für Deutschland nicht geplant, doch auch hier vereinfachen QR-Rechnungen bereits jetzt den Bezahlvorgang.

Standard ist hierzulande aktuell die papierbasierte Rechnungsstellung, angelegt in einem Office-Programm, per Post verschickt mit 22-stelliger IBAN im kleingedruckten Absendertextblock. Der Kunde zahlt per Online-Banking oder am Bankautomaten und muss für seine Buchhaltung Papiere mit digitalen Belegen synchronisieren. Bisher.

Die Digitalisierung der Rechnungsstellung wurde bereits 2017 mit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) vom Bundesfinanzminister für Deutschland verpflichtend beschlossen. Als Konsequenz sollen alle Belege für die elektronische Buchhaltung unveränderbar abgelegt werden. Office-Dokumente erfüllen diese Anforderung nicht.

Etliche Unternehmen versenden weiterhin in Word erstellte Rechnungen per Post. Neben der Tatsache, dass das deutsche Finanzamt in der Folge Strafen sowie eine Steuerschätzung mit Nachzahlungen anordnen kann, ist die Customer Journey ein wichtiger Faktor für die Umstellung auf eine neue Softwarelösung. Denn für den Kunden bedeutet die Organisation von teils papierbasierten und andererseits digital eingegangenen Dokumenten doppelten Aufwand.

Für die lineare einhundertprozentige Digitalisierung von Rechnungsstellung und Bezahlprozess bietet die Software paperfly.io alle Funktionen. Die digital erstellte Rechnung im Pdf-Format wird in Sekunden am Desktop in Paperfly geladen und per Link oder QR-Code an den Kunden verschickt. Dieser erhält eine SMS oder E-Mail auf sein Smartphone mit einer Zahlungsaufforderung des Geschäftsvorfalls. Mit nur einem Klick wählt der Kunde seine bevorzugte Zahlmethode, ohne App und ohne dass dafür eine Anmeldung bei Paperfly erforderlich ist. Zur Wahl stehen SEPA-Überweisung, Visa, Mastercard, American Express, ApplePay, GooglePay, AliPay und PayPal. Nach Eingabe der Zahlungsdaten bestätigt der Kunde den angeforderten Betrag und erhält eine Bestätigung über die erfolgreiche Transaktion auf sein Smartphone. Einfacher geht es kaum.

Mit dem Paperfly One-Click Payment Collection Service begleichen Kunden mobil zugestellte Zahlungsaufforderungen in Sekunden. Einfach, sicher und weltweit. Für beide Parteien liegt eine rechtssichere Dokumentation für das Finanzamt vor. Paperfly ist die nutzerfreundlichste Mobile- und Desktop-Lösung, um Dokumente, Daten, Signaturen, Legitimationen und Zahlungen von Kunden anzufordern.

Eine zweite Option in Paperfly ist die Ausgabe einer QR-Rechnung wie sie die Schweiz aktuell einführt. Diese kann gedruckt oder digital verschickt werden, alle Zahlungsinformationen sind im QR-Code sowie in Klarschrift enthalten.

Software-as-a-Service gewinnt zunehmend an Bedeutung. Die Lösung von Paperfly ist schnell und einfach im Unternehmen installiert — ohne aufwändige Schulung der Mitarbeiter. Die Wirtschaftlichkeit ist vom ersten Monat an gegeben, die Zahlungsabwicklung wird um Tage verkürzt. Für das Speichern der Daten stehen eine Cloud in Deutschland oder der eigene Custom Storage Endpoint zur Wahl. Bei der Architektur der Software wurde die weltweite Nutzung berücksichtigt, Paperfly lässt sich leicht in alle Sprachen übersetzen, ohne den Quellcode zu ändern.

Mobile Payment in Europa

Insgesamt wird Mobile Payment in Deutschland noch vergleichsweise selten genutzt, bisher meist im Einzelhandel für das kontaktlose Einkaufen ohne Bargeld über Bezahl-Apps für Smartphone oder Smartwatch. Laut einer aktuellen Umfrage des Statista Global Consumer Surveys unter 18- bis 64-Jährigen verwenden nur zehn Prozent der Befragten Mobile Payment.

Andere europäische Länder wie Polen (31 Prozent), Schweden (29 Prozent), Spanien (21 Prozent) oder die Niederlande (20 Prozent) nutzen diese Option eher. In Deutschland zählen Paypal, Google Pay und Apple Pay zu den beliebtesten Mobile Payment Services.

Über Paperfly

Die Software paperfly.io wurde von Equinox FinTech Solutions GmbH mit Sitz in Münster entwickelt. Zu den Features zählen Document Collection, e-Signaturen, ID Legitimation, One-Click Payment Collection, Quick Forms und Sofortbestätigung — ohne App – am Smartphone. Zu den ersten Kunden zählten Banken und Versicherungen, Zielgruppe sind Enterprise und Mittelstand.

Weitere Informationen unter https://paperfly.io/zahlung-anfordern/
Kontakt: info@neoist.eu/